総務・人事のFAQシステム導入によって、業務効率化やコスト削減、従業員の満足度向上などのメリットがあります。本稿ではそれらのメリットについて解説します。

効率化につながるメリット

1. 時間と労力の節約

総務・人事部門では、社員からの問い合わせや相談が頻繁に発生します。従来の方法では、対応者が一人一人に対して同じ質問に答える必要があり、業務に多大な時間と労力を費やすことになっています。FAQシステムを導入することで、よくある質問に対して答えを用意し、従業員が自己解決できるようにする仕組みを作り、時間と労力の節約につながります。

2. 情報の統一性が保たれる

重要性の高い質問に対応する際には、対応者が一人一人に対して正確に答えることが求められます。FAQシステムを導入することで、このような質問に対して正確な回答を用意することができ、重要性の高い質問に対応することが可能となります。よって、情報の統一性の維持にもつながります。

コスト削減につながるメリット

1. コスト削減効果が得られる

FAQシステムを導入することで、従業員の問い合わせに対応するための人件費が削減できます。従来の方法では、問い合わせに対応するために多くの人手が必要でしたが、FAQシステムによって必要な対応数を減らすことで、余計な労力やコストを削減することができます。

2. 投資コストが低く済む

FAQシステムは、クラウドサービスとして提供されているため、インフラストラクチャの負担が少なく、投資コストが低減する点がメリットです。また、インストールやアップデートに必要な手間やコストも低減されるため、費用面でのメリットが大きくなります。

3.業務効率が向上する

FAQシステムを導入することで、人手をかけて行っていた対応の必要がなくなります。そのため、生産性や業務効率が向上するメリットがあります。

従業員の満足度向上につながるメリット

1. 組織の情報公開が進む

FAQシステムを導入することで、従業員が総務・人事部に問い合わせをすることが少なくなります。その結果、従業員が自ら情報を収集するようになり、組織の情報公開が進み、従業員の満足度向上につながるメリットがあります。

2. 問い合わせの回答スピードが向上し、従業員の時間を節約

FAQシステムを導入することで、従業員が問い合わせた内容に対し、即座に回答を提供できるようになるため、問い合わせの回答スピードが向上します。また、FAQシステムを介することで、従業員は総務・人事部に問い合わせることが少なくなるため、時間を節約することができます。

まとめ

総務・人事の業務である問い合わせや相談に対する迅速かつ正確な対応は、会社全体の業務効率を向上させる上で重要な役割を担っています。FAQシステムの導入は、事前に用意された回答により同じ質問に対する回答を繰り返し行う必要がなくなるため、負担の軽減や正確な回答の提供につながります。このため、総務・人事のFAQシステム導入は、業務効率化において非常に有効な手段となります。

「こんな悩みがあるが、どのようなツールが最適かわからない」「導入は未定だが、相談に乗ってほしい」といった相談も無料で承っておりますので、下記よりお気軽にご連絡ください。

お問い合わせ

弊社の「AI-FAQ検索システム　ふれあいコンシェルジュ」の資料は下記よりダウンロードいただけます。

資料ダウンロード